Co to jest wirtualne biuro i jaki korzyści płyną z wykorzystania tej usługi
Biuro wirtualne (ang. Virtual Office lub e-office) to usługa polegająca na outsourcingu – jej podstawą jest użyczenie adresu do celów rejestracji firmy przy czym nie łączy się to z fizyczną obecnością pracowników tej firmy pod adresem biura wirtualnego. Nie ma więc konieczności zapewnienia i wynajmu realnej powierzchni biurowej, to zaś pociąga za sobą ogromną oszczędność kosztów.
Zwykle poza podstawową usługą udostępnienia adresu do celów rejestracji firmy biuro wirtualne zapewnia outsourcing wielu innych usług związanych z prowadzeniem biura. Do najpopularniejszych należy obsługa korespondencji przychodzącej polegająca na odbieraniu przesyłek i zawiadamianiu klienta o jej nadejściu, może być wzbogacona o ewidencjonowanie i sortowanie korespondencji, jej skanowanie i odsyłkę itp. Biura wirtualne często zapewniają również obsługę recepcyjną i telefoniczną na dedykowanych numerach telefonicznych, niekiedy dają możliwość obsługi korespondencji wychodzącej, prowadzenia kalendarza spotkań, planowania podróży, czy rezerwacji hoteli. Dodatkowymi usługami jakie mogą świadczyć niektóre biura wirtualne jest doradztwo podatkowe, księgowe, czy prawne.
Większość biur wirtualnych umożliwia wynajęcie małej sali konferencyjnej na potrzeby spotkań biznesowych swoich klientów, jednak tylko niektóre z biur wirtualnych, dzięki swej wielkości i posiadaniu kilku takich sal, zapewniają ich dogodną rezerwację.
Biuro wirtualne umożliwia nowo powstałym spółkom znaczną redukcję kosztów związanych z wynajmem lokalu na początku ich działalności, kiedy rzeczywiście firmy te nie potrzebują jeszcze własnego niezależnego lokalu, zależy im jednak na prestiżowym warszawskim adresie i obsłudze korespondencji. Rozwiązanie to jest korzystne nie tylko dla spółek, ale również fundacji i stowarzyszeń, które mogą posiadać w biurze wirtualnym swą rejestrową siedzibę. Biuro wirtualne w Warszawie jest również doskonałym i niedrogim rozwiązaniem dla firm, które swą działalność prowadzą w mniejszych miejscowościach – bardzo korzystne jest posiadanie oddziału lub biura kontaktowego pod prestiżowym warszawskim adresem.
Z biura wirtualnego korzystać mogą także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą – wówczas warszawskie biuro wirtualne umożliwia im rejestrację swojej działalności poza domem, nie w prywatnym mieszkaniu, a pod dobrym biurowym adresem.