Biuro wirtualne na początek działalności spółki

Praktycznie już w chwili rejestracji nowej spółki w KRS należy wskazać dokładny adres siedziby, który będzie oficjalnym adresem doręczeń urzędowej korespondencji dla zakładanej spółki. Jaki adres należy podać? Czy można wskazać domowy adres wspólnika jako siedzibę spółki? Adres siedziby spółki w pierwszej kolejności wykorzysta sąd rejestrowy oraz urząd skarbowy dla wysyłanych zawiadomień. Adres ten będzie też oczywiście upubliczniony we wszystkich rejestrach – z tych powodów nie jest właściwe podawanie swojego adresu domowego. Bardzo ważne jest aby już te pierwsze wiadomości trafiły szybko i niezawodnie do przedstawicieli spółki, tak aby mogli oni w razie potrzeby odpowiedzieć na urzędowe pisma w wymaganym terminie. Dla wskazania jakiegoś adresu jako siedziby spółki – w dokładniej mówiąc konkretnego lokalu będącego siedzibą, konieczne jest posiadanie tytułu prawnego do tego lokalu. Nie jest możliwe wykorzystanie jako siedziby spółki adresu skrytki pocztowej – prawnie wymagany jest faktyczny lokal, mimo iż na początku działalności w wielu przypadkach spółka nie będzie miała żadnych zatrudnionych pracowników ani fizycznego wyposażenia czy materiałów. W praktyce taka nowo zakładana spółka na początku swojej działalności będzie jednoosobową działalnością właściciela-założyciela i fizycznego lokalu nie potrzebuje. W czasach, kiedy ogromna część działalności odbywa się on-line w sieci może się okazać, że i w dalszej perspektywie spółka nie będzie potrzebowała swojego fizycznego biura. Ale formalnie mieć je powinna od pierwszego dnia. Rozwiązaniem tej sprzeczności jest wirtualne biuro – czyli usługa polegająca na wynajmie powierzchni biurowej współdzielonej przez wiele firm ze wspólną obsługą recepcyjną. Korzystając z wirtualnego biura spółka dopełnia formalnych zobowiązań co do lokalu pod siedzibę swojej działalności, zyskuje profesjonalną obsługę recepcyjną korespondencji oraz wygodne i reprezentacyjne miejsce, które może wykorzystywać do spotkań biznesowych, na przykład z parterami handlowymi. Biuro wirtualne mieści się najczęściej w reprezentacyjnym budynku pod dobrym, a nierzadko wręcz prestiżowym adresem co pomaga budować markę swojej nowej firmy. Duże znaczenie, zwłaszcza w przypadku powstającej dopiero firmy, jest zerowy wkład inwestycyjny w siedzibę spółki i brak długoterminowych zobowiązań w powiązaniu z elastycznością wyboru i późniejszych zmian zakresu usług towarzyszących umowie. Wszystko to biuro wirtualne zapewnia za ułamek ceny wynajmu i utrzymania tradycyjnego, samodzielnego lokalu biurowego.